Un contrat est un accord ou un acte juridique qui engage deux ou plusieurs parties. Il figure parmi les documents les plus courants au sein d’une entreprise et dans tout secteur d’activité (commerce, immobilier, recrutement, assurance, etc.). Dans ce sens, savoir gérer efficacement et rapidement leurs contrats constitue un réel enjeu pour les organisations. En effet, une mauvaise gestion contractuelle engendre souvent des pertes financières considérables sans parler du temps perdu et autres risques comme les erreurs, la falsification de documents, etc. Mais comment bénéficier d’une solution de gestion de contrats des PME efficace et sur mesure ?

Les problèmes auxquels font face les PME

Les entreprises gèrent des milliers de contrats chaque année. Cela représente un travail fastidieux et complexe nécessitant beaucoup de temps et d’attentions avec les tâches volumineuses et répétitives. Or, la plupart des PME utilisent encore le support papier et ne disposent pas des moyens matériels et humains nécessaires pour gérer correctement ces documents. De ce fait, les erreurs manuelles ou structurelles sont plus fréquentes et engendrent par la même occasion des coûts supplémentaires.

De même, les contrats sont susceptibles de tomber rapidement dans l’oubli ou disparaissent dans des dossiers. Et comme il est difficile d’assurer le suivi d’une quantité importante de documents en version papier, les tentatives de fraude prennent également de l’ampleur. Une bonne gestion des contrats s’impose ainsi comme un levier de taille pour la réussite de votre entreprise et permet de réduire les charges de travail tout en accélérant les processus.

Opter pour une solution digitale de gestion contractuelle

Face aux risques encourus par l’utilisation d’outils manuels et de support papier, le recours à la digitalisation des processus constitue une alternative judicieuse. En effet, une solution digitale comporte de nombreux atouts, que ce soit en termes d’efficacité, de maîtrise des risques, de simplicité, de productivité, de sécurité ou encore d’économie. À cet effet, vous pouvez opter pour une solution SaaS ou Software as a Service qui est proposée par un fournisseur et accessible via une connexion internet. Elle vous permet d’accéder facilement à des documents numérisés qui sont protégés par un mot de passe et dans certains cas par une double authentification.

Il y a également d’autres solutions comme ADDWORKING (une solution SaaS), HYPERLEX proposant des fonctionnalités sur l’ensemble du cycle contractuel et les outils CLM permettant d’automatiser, de rationaliser et d’optimiser toutes les étapes du processus contractuel.