Réalisation d’économies, geste éco-responsable, augmentation de la performance des RH, etc., basculer vers la numérisation des fiches de paie comporte de nombreux avantages tant pour l’entreprise que le personnel. Découvrez plus de détails dans cet article.

La digitalisation des fiches de paie : de quoi s’agit-il ? 

Depuis que le Code de Travail a permis aux employeurs de numériser l’édition de leurs bulletins de paie en 2009, près de 15% des entreprises françaises ont adhéré à cette démarche. À partir de 2017, les entreprises sont en droit de dématérialiser la paie sans l’approbation des salariés. Cependant, en cas d’opposition de la part de ces derniers, l’entreprise est tenue de leur fournir des fiches imprimées.

La digitalisation du bulletin de paie consiste alors à remettre aux employés leurs fiches de salaire au format numérique. Elles seront gardées dans un coffre-fort électronique sécurisé. L’entreprise devra utiliser un logiciel de gestion de paie pour produire, transmettre et stocker ces documents.

Les salariés disposeront obligatoirement chacun d’un espace personnel où ils retrouveront toutes leurs fiches de paie qui seront scellées et non-modifiables. De son côté, l’entreprise pourra également accéder aux documents de l’ensemble des salariés. Aussi, la numérisation constitue un moyen efficace pour optimiser l’automatisation de la fonction RH.

Quels sont les  intérêts de basculer vers la numérisation des fiches de paie ?

L’édition des fiches de paie au format numérique permet de :

• Réaliser des économies significatives

Ne plus utiliser les bulletins de salaire au format papier permet de s’alléger des frais d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement et de stockage.

• Gagner du temps

La gestion de la paie étant une tâche chronophage, les responsables pourront optimiser leur temps. De plus, le risque d’irrégularités est minime.

• Un processus plus pratique pour l’entreprise et l’employé

L’automatisation de l’édition et de la distribution des fiches de paie est avantageuse pour l’entreprise. Ceci facilite aussi l’archivage de ces documents et permet d’avoir un aperçu global sur les différentes informations.

Le salarié quant à lui ne risque plus de perdre ses bulletins de salaire puisque ces derniers seront accessibles à tout moment et partout via Internet.

• Une diminution de l’impact écologique

La numérisation des fiches de paie constitue un geste pour la préservation de l’environnement puisque c’est une démarche qui permet d’éviter l’utilisation de papiers, d’enveloppes et d’encre.

• Un moyen de refléter une image plus moderne de l’entreprise

Tendre vers la digitalisation des bulletins de paie, c’est transmettre un message positif auprès de ses collaborateurs et partenaires : la capacité de s’adapter aux évolutions technologiques.