Séminaire, lancement de produit, congrès ou anniversaire, les occasions pour organiser un évènement professionnel ne manquent pas. Mais, quel que soit le contexte, la réussite de la manifestation doit être jalonnée par plusieurs étapes allant du choix de la date jusqu’à la définition du thème. Voici un aperçu sur les différentes phases à respecter.

Les étapes incontournables pour organiser un évènement professionnel

Organiser un évènement d’entreprise constitue un enjeu de taille, puisque cela influe grandement sur son image de marque. Ceci est d’autant plus vrai lorsque la manifestation cible le grand public des partenaires ou des clients importants. Mais que l’on décide de déléguer l’organisation à une agence ou de gérer celle-ci en interne, il est préférable de tout organiser quelques semaines avant le jour J.

Dans un premier temps, il est nécessaire de déterminer l’objectif de l’évènement. Il s’agit généralement d’informer, de rassembler ou encore de fédérer autour d’une culture ou d’un projet commun. Par la suite, il faut définir le public visé. En effet, les intervenants et les discours seront différents en fonction des participants. De la définition des cibles en découlera le choix de la thématique et de l’animation. Le thème doit non seulement être assez original pour marquer les esprits, mais il doit aussi être adapté au profil du public. Enfin, avant de procéder à l’envoi des invitations, on doit procéder à la réservation d’une salle si les locaux de la société ne peuvent pas accueillir les invités.

La préparation des repas : un travail de spécialistes

Qu’il s’agisse d’un évènement familial ou professionnel, le menu est le premier point que jugent les invités. Ainsi, le repas détermine la réussite d’une cérémonie. C’est la raison pour laquelle la  plupart des entreprises décident de faire appel à un traiteur événementiel, comme www.instant-b.fr. Le prestataire peut proposer plusieurs formules adaptées aux besoins de chacun, allant des buffets aux plats servis sur table.

Outre les offres classiques, les spécialistes peuvent également se charger d’organiser un cocktail lors d’un congrès, d’une conférence ou à la clôture d’un team building. Afin d’animer l’évènement, une animation culinaire pourra être planifiée. Il peut s’agir d’un bar à crêpes, à bière ou à vins, d’une fontaine de chocolat, d’un barbecue ou d’une cuisine à la plancha.

Dans tous les cas, il ne faut pas hésiter à communiquer ses envies à son traiteur. Celui-ci se dépêchera de faire une proposition pour répondre au mieux aux besoins de son client tout en se basant sur le budget alloué et le nombre des invités.